Conserver trop longtemps expose autant que détruire trop tôt : le règlement européen sur la protection des données impose une durée de conservation limitée aux finalités poursuivies, tandis que le droit commercial et fiscal fixe des durées minimales.
Les pièces comptables et les factures se conservent 10 ans. Les documents fiscaux 6 ans. Les bulletins de paie 5 ans pour l'employeur, sans limite recommandée pour le salarié. Les contrats commerciaux 5 ans, 10 ans lorsqu'ils portent sur des biens immobiliers. Les statuts et les registres de décisions se conservent pendant toute la vie de la société et au-delà.
Les documents contenant des données personnelles doivent être supprimés ou archivés de manière restreinte, avec un accès limité, dès que la finalité qui justifiait leur conservation a disparu. Une politique de conservation écrite, par catégorie de document, constitue la pièce que demandera l'autorité de contrôle en cas de vérification.
La destruction de documents confidentiels ne se résume pas à la mise à la corbeille. Les destructeurs sont classés par niveaux de sécurité selon la taille des particules produites, et les documents comportant des données sensibles relèvent des niveaux les plus élevés. Les prestataires de destruction remettent un certificat, pièce utile en cas de contrôle.